Bei der Personalarbeit geht es um Menschen, den einzelnen Mitarbeiter und die ganze Belegschaft als Kollektiv. Jeder Vorgesetzte und jeder Mitarbeiter in der Personalabteilung verrichtet Personalarbeit. Die Ziele, die Rahmenbedingungen und die Wertigkeit dieser Arbeit hängen stark von der Unternehmenskultur ab. Je nach Unternehmenskultur kann Personalarbeit Mühsal und Pflichtübung sein oder auch  Freude machen und Erfolge schaffen.

Es gibt Unternehmenskulturen, in denen – bewusst oder unabsichtlich – Personal stark verschlissen wird. Diese Unternehmen optimieren ihr Personalwesen auf hohe Rekrutierungsleistung und große Beschaffungskapazität. Bei der Personalarbeit dürfen dann wenig Skrupel gezeigt werden. Willkommen in der Knochenmühle.

Dort wird versucht, hohe Fluktuation durch höhere Boni auszugleichen. Die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle wird zum KPI (Key Performance Indicator) der Personalarbeit erklärt. Das primäre Ziel der Personalabteilung ist es, einen Bewerber und den Vorgesetzten zu einem „Ja“ zu überreden. In der Folge wird das Unternehmen mit Leuten „geflutet“, die nicht reinpassen. Diese neuen Mitarbeiter mussten mit hohen Einkommens- und Karriereversprechungen zur Zusage motiviert werden. Sie überstehen ihre Probezeit sicher, egal wie schlecht geeignet sie sind. Ihre neuen Vorgesetzten wollen ja nicht die Suche von vorne starten müssen. Die Personalabteilung wird die Neuen auch jeweils positiv beurteilen, denn nur wer die Probezeit übersteht, trägt positiv zur Zielerreichung bei.

Werden die falschen Leute mit unrealistischen Versprechungen eingestellt und im betrieblichen Alltag dann alleine gelassen, entstehen daraus wieder neue Abgänge. Dies erzeugt zusätzliche „wertlose“ Personalarbeit, und die Personalabteilung braucht dann mehr Stellen.

Sparen um jeden Preis, Sparen, koste es was es wolle, das ist eine verbreitete operative Handlungsmaxime in Unternehmenskulturen, die auf Kostenreduktion ausgerichtet sind. Die Gehälter für die Belegschaft werden als Haupthindernis angesehen, noch profitabler zu werden. Der resultierende Kostendruck macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Die Stellen werden gekürzt und die übrigen Stellen billiger besetzt. Reicht das nicht, kommt der Schritt zum Minimalpersonalwesen. Die Rekrutierung und Betreuung von Personal wird komplett an externe Dienstleister auslagert.

Die Personalarbeit wird zu einer austauschbaren, marktgängigen Dienstleistung erklärt. Der Mitarbeiter wird zum Rädchen im Getriebe. Personalarbeit ist Montageleistung. Den Führungskräften eines Unternehmens wird der Schritt zum Minimal-Personalwesen mit Hoffnung versüßt, denn sie mussten im Zuge der chronischen Einsparungen in der Personalabteilung immer mehr Aufgaben der Personalarbeit zusätzlich zu ihrer eigenen Arbeit übernehmen. Was sie nicht selbst machen konnten, wurde von der überforderten Personalabteilung unzuverlässig und erst nach mehrfachem Nachfragen erledigt. Es brodelt, wenn nur das Wort „Personalabteilung“ fällt. Der Handlungsdruck ist hoch. Alles soll mit einem effizienten, professionellen externen Dienstleister besser werden, so die Hoffnung.

Eine Ausschreibung mit anspruchsvollem Service Level Agreement soll die Hoffnung erfüllen. Es findet sich sicher am Markt ein Anbieter, dessen Angebot sogar noch 30% Einsparungen gegenüber der eigenen Personalabteilung verspricht. Da muss der Finanzchef zugreifen. Die eigenen Ressourcen und Kompetenzen in der Personalarbeit werden abgebaut. Personalarbeit ist dann eben keine Kernkompetenz mehr.

Das komplette Auslagern ist speziell in angelsächsisch geprägten Firmenkulturen schon weit verbreitet (z.B. Honeywell in Europa). Für deren Führung hat das noch einen weiteren Vorteil: Mit ausgelagerten Personaldienstleistungen lassen sich Kostenreduktionsprogramme durch Personalabbau widerspruchsloser und professioneller umsetzen, als mit eigenem Leuten. Hierauf basiert übrigens der Hollywoodfilm „Up in the Air“ mit George Clooney: Das Feuern von Mitarbeitern als Geschäftsinhalt.

Das Auslagern von Personalarbeit wird durch „fortschrittliche“ ERP-Systeme wie SAP und Oracle erleichtert. Die Standard-Personalprozesse dieser Systeme sind schon für das Outsourcen ausgelegt. Jede mögliche Leistung der Personalarbeit ist standardisiert und bis zur Abrechnung automatisiert. Eine lückenlose Dokumentation zur Fehlerverfolgung (nicht -vermeidung) ist damit auch garantiert. Leistungsfähige ERP-Systeme haben auch schon integrierte Schnittstellen zu spezialisierten Dienstleistungsunternehmen. Oft sind die ERP-Anbieter bzw. die ERP Solution Provider an diesen Dienstleistern beteiligt. Berät man den Kunden „richtig“, schafft dies laufende Zusatzeinnahmen und eine noch stärkere Abhängigkeit, auch Kundenbindung genannt.

Es gibt viele Unternehmen mit ausgeprägter Wertorientierung. Gerade längerfristig ausgerichtete inhabergeführte und Familienunternehmen zählen dazu. Um mit Wertorientierung Erfolg zu haben, braucht es auch ein gutes Personalwesen. Dieses entwickelt sich organisch mit dem Unternehmen.

Um noch erfolgreicher zu werden oder den bisherigen Erfolg für die anspruchsvollere Zukunft zu sichern, empfiehlt es sich, das durch organische Entwicklung entstandene Personalwesen systematisch zu konsolidieren und geplant als Schlüsselkompetenz weiterzuentwickeln. Dafür bietet 2ease Methoden. 2ease ermöglicht eine gezielte Weiterentwicklung der Unternehmenskultur in Richtung mehr Wert – für die Eigentümer genauso wie für Belegschaft. Um die besten wirtschaftlichen Ergebnisse im Benchmark zu anderen Unternehmen zu erzielen, wird der Unternehmensalltag strategisch auf mehr Freude und Erfolg für die Mitarbeiter der Stammbelegschaft ausgerichtet. Wie sich das in der taktischen Ebene der Personalarbeit darstellt, wird nachfolgend gezeigt. Es wird Einblick in die 2ease-Standardpersonalprozesse gewährt, welche sich in verschiedenen Unternehmen und Ländern bewährt haben. Es ist eine Anregung, das natürliche Streben von Menschen nach mehr Freude und Erfolg für die Steigerung des Unternehmenswertes zu nutzen.

Ein Personalwesen nach 2ease geht davon aus, dass kein Unternehmen andauernd und systematisch, bessere, höher qualifizierte Mitarbeiter einstellen kann als seine Konkurrenz. Selbst wenn ein Premiumpreis für Rekrutierung und Gehalt bezahlt wird, kann niemand zuverlässig feststellen, welcher Bewerber besser ist. Ein wesentlicher, beständiger Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen kann nicht durch Optimierung der Personalauswahl entstehen. Entscheidend ist nicht, wen man einstellt, sondern was man aus den Potentialen und Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters macht. Statt mit viel Aufwand nach den besten Profilen bei neuen Leuten zu streben, ist es viel wichtiger, Bewerber vor der Unterschrift abzuschrecken, die nicht zu den Arbeitsinhalten und der Unternehmenskultur passen. Eine Fehlbesetzung verdirbt dem Kollegenumfeld die Freude bei der Arbeit und wird dem Unternehmenserfolg abträglich sein.

Für 2ease ist die wichtigste Etappe einer erfolgreichen Stellenbesetzung das gesicherte, gute Ankommen eines neuen Mitarbeiters. „Gut ankommen“ ist dabei menschlich und beruflich gemeint. Der gesamte Rekrutierungsprozess soll Kandidaten herausfiltern, die gut zum künftigen Arbeitsumfeld (Unternehmen und Stelle) passen. Für Unternehmen mit einem auf 2ease®SEOS basierenden Unternehmensbetriebssystem ist das relativ einfach, wie hier  beschrieben wird. Die Bewerber sehen schon vor der Einstellung, was sie im künftigen Arbeitsumfeld erwartet. Über das Unternehmensbetriebssystem ist neben Regeln, Standards und Prozess auch der Arbeitsalltag abgebildet. Kandidaten erfahren damit schon vor der Einstellung viel über reale Anforderungen und gelebte Unternehmenskultur. Sie wissen, worauf sie sich einlassen. Sie wissen, dass sie diese Kultur annehmen müssen, um Stammmitarbeiter zu werden. Nur die Probezeit zu überstehen, reicht nicht aus, der operative Alltag nach der Einarbeitung zählt.

Bei der Rekrutierung sollen möglichst schnell Kandidaten gefunden werden. Auf die langwierige Suche nach der einzigartigen Spitzenkraft wird verzichtet. Das spart viel Zeit und Geld. Wer fachlich und menschlich passt, wird in einem „Gut-ankommen“-Prozess systematisch, transparent zum neuen Mitarbeiter der Stammbelegschaft gemacht.

B1.2 Eigene Einarbeitung als Test-Projekt

Vom ersten Tag an muss der neue Mitarbeiter sich entsprechend der dokumentierten Unternehmenskultur und Standards verhalten. Es gibt keine sich über lange Zeit erstreckenden Einarbeitungspläne, die ein Lernzeit-Vollprogramm abbilden. Solche Programme überfordern nämlich die Aufnahmefähigkeit des neuen Mitarbeiters und die des als „Lehrmeister“ auserkorenen Kollegen gleichermaßen.

Beim 2ease-Personalprozess arbeitet der neue Mitarbeiter schon vom zweiten Tag völlig transparent an einem wichtigen Projekt, nämlich an seinem „guten Ankommen“. Dass dies gelingt, ist im Interesse aller. Alles ist systematisch auf Erfolg ausgerichtet. Neben Personalbetreuer und Vorgesetztem steht dem Neuen noch ein Mentor zur Seite. Das „gute Ankommen“ kann damit nur noch am neuen Mitarbeiter selbst scheitern. Wenn er nicht passt, soll das besser früh als spät auffallen.

B1.3 Personalentwicklung nach „Gut Ankommen“

Ist ein neuer Mitarbeiter gut angekommen, wird er mit seinem Mitarbeiterprofil systematisch und transparent entwickelt. Wenn er Fortschritte macht und seine Fähigkeit im Zusammenwirken mit Kollegen steigert, wird ein Mitarbeiter wertvoller. Bei 2ease wird die Stammbelegschaft als ein wertvolles Firmen-Asset gesehen und auch so behandelt. Alles ist auf dessen Wachstum und effiziente Nutzung ausgerichtet. Das geschieht dadurch, dass Arbeitstage wertvoller gemacht werden; menschlich und wirtschaftlich gesehen. Wertorientierte Unternehmenskulturen sehen Mitarbeiter als Motor von Wertschöpfung und nicht als Hindernis für mehr Profite. Das Personalwesen ist entsprechend gestaltet.

Unsicherheit führt zu Demotivation und Stress. Unklarheiten sind der Nährboden für Missverständnisse. Unkenntnis ist die Ursache von Fehlern und Streit. Diese „Un“-Dinge lassen sich in einem Unternehmen nie ganz ausschliessen. Aber sie lassen sich systematisch reduzieren und damit weitgehend eliminieren.

Dazu wirken 2ease-Methodengruppen in die folgenden drei Richtungen

1. Kommunikations- und Informationskultur verändern – 2ease®SInfo
2. Unternehmensbetriebssystem bildet gemeinsamen verbindlichen Rahmen, Orientierung und konsistente Zielausrichtung – 2ease®SEOS – Enterprise Operating System
3. Förderung von Selbstmanagement für Individuen und Gruppen (Teams; Abteilungen etc.) 2ease®SMan

Freude und Erfolg brauchen als Grundlage eine gute Informations- und Kommunikationskultur im Unternehmen. Wie die einfach und sicher entwickelt werden kann, ist in der Methodengruppe 2ease®SInfo beschrieben. Die dort beschriebenen Methoden lassen sich in jedem Unternehmen ohne Änderungen von IT oder Organisation umsetzen. Erprobte Hilfsmitte für die Umsetzung bietet die 2ease AG. Sie sind nicht zwingend erforderlich, erleichtern und beschleunigen jedoch den Entwicklungsprozess des Personalwesens enorm.

Selbst wenn die Kommunikation und Informationskultur gut ist, wenn die Regeln und das Funktionieren des Unternehmens in einem Betriebssystem abgebildet sind, kann es immer noch an der operativen/taktischen Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Abteilung klemmen. Die Zuverlässigkeit und Planbarkeit eines Teams hängt an der Planung und Zuverlässigkeit seines schwächsten Glieds. Das ist der Ansatz für 2ease SMan.

Mit 2ease^®SMan wird auch getaktetes, transparentes Selbstmanagement gefördert.

Damit klappt das Zusammenspiel besser, damit unnötige Arbeitsspurts (Stress) vermieden werden und Entscheidungen auf der Basis realistischer Reflexion statt Wunschdenkens getroffen werden.

2ease-Know-How übernehmen – 2ease-Methoden nutzen

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