Professionellere Arbeitsplanung | Geplanteres Vorgehen

Industriell – Professionell geplant vorgehen ist normal

Was macht wer, wann, wie, womit, wie lange? Mit dieser Frage befassten sich Arbeitgeber im industriellen 20. Jahrhundert sehr intensiv. Die Antwort war erfolgsentscheidend. Deshalb waren Arbeitsplanung, Arbeitsvorbereitung und Arbeitsqualität Themen, die stark präsent waren. Die Unternehmen wollten ihre Wertschöpfungsprozesse sicher im Griff haben.

Postindustriell  – Planlos vorgehen ist akzeptabel geworden

Was macht wer, wann, wie, womit, wie lange und mit wem sowie für wen? Das ist die Fragestellung für die Wertschöpfung in der vernetzten, kooperativen Arbeitswelt des postindustriellen 21. Jahrhunderts. Um diese immaterielle Wertschöpfung sicher im Griff zu haben, müssten sich Arbeitgeber eigentlich noch intensiver um die Themen Arbeitsplanung, Arbeitsvorbereitung und Arbeitsqualität bei Bildschirmarbeitern kümmern. Das tun sie jedoch nicht. Sie lassen jeden Einzelnen damit alleine.

Bei Hinter-dem-Bildschirmarbeitern in Büroumgebung soll Arbeitsvorbereitung und Arbeitsplanung eigenverantwortlich funktionieren. Arbeitsqualität wird weder definiert, noch kontrolliert, noch eingefordert. Jeder ist frei zu tun oder zu lassen, was er will. Arbeitsplanung, Arbeitsvorbereitung und Arbeitsqualität ist zur Privatsache jeden einzelnen Mitarbeiters geworden.

In einer post-industriellen Arbeitswelt, in der jeder bei seiner Arbeit von Vielen abhängig ist, führt dies systembedingt zu Überforderung, Frust und Stress. Ein Einzelner mit mangelnder Arbeitsvorbereitung, ohne Arbeitsplanung und geringer Arbeitsqualität kann viele Andere in deren Arbeit unproduktiv und unzuverlässig machen. Die versuchen, das wiederum mit Mehrarbeit und Hektik auszugleichen.

Defizite in Arbeitsvorbereitung, Arbeitsplanung und Arbeitsqualität sorgen für systematische Überforderung, Frust und Stress, der nichts mit mangelnder Fachkompetenz oder zu hohem Arbeitsvolumen selbst zu tun hat. Diese Defizite werden, auch wenn sie offensichtlich sind, nicht thematisiert. Darüber spricht man nicht. Das ist zu persönlich. Diese Defizite sind der „Elefant im Raum“ der heutigen Arbeitswelt.

Periodische Reviews und Planungen auf allen Organisationsebenen sind Kernelement professioneller Führung in Unternehmen. Es werden Pläne erstellt und laufend auf Abweichungen geprüft, um Anpassungen vorzunehmen. In Review-Meetings werden Prioritäten und Termine neu gesetzt, sowie Vorgehensweise und Ressourcenplanung der Organisationseinheit aktualisiert.

Die eigentliche operative Arbeit findet aber außerhalb von Meetings statt. Die Mitglieder der Organisationseinheit (Gremium, Abteilung, Projektteam, Arbeitsgruppe etc.) müssen die notwendige Arbeit irgendwie zur rechten Zeit in ihren Arbeitstagen unterbringen und dafür sorgen, dass alle Kollegen bzw. externe Partner zeitgerecht ihre Arbeitsbeiträge passend liefern.

Der einzelne Mitarbeiter kann zugleich Teil von mehreren Organisationseinheiten sein, die jeweils andere Aufgaben und Ziele haben. Überall wird sein Mitdenken und Mitwirken erwartet. Die Zeit und die Aufmerksamkeit dafür muss er neben dem reaktiven, operativen Tagesgeschäft irgendwie, irgendwann aufbringen.

Die Verantwortlichen einer jeden Organisationseinheit, z.B. Projektleiter, versuchen als Führungskraft auf „ihre“ Projektmitarbeiter so einzuwirken, dass diese ihnen und ihrem Projekt genügend Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Je besser den Projektleitern das gelingt, desto erfolgreicher werden sie sein.

Aus der Sicht jedes zielstrebigen Projektleiters ist es deshalb ratsam, möglichst stark steuernd auf die Arbeit seiner Projektteam-Mitglieder einzuwirken. Neben klassischer persönlicher E-Mail gibt es auch starke Projektmanagement-Tools, die Push Mails automatisiert an Teammitglieder verschicken und den Adressaten zum Handeln bringen sollen. Eine weitere Möglichkeit der stärkeren Einwirkung ist, die Häufigkeit von Projektteam-Meetings zu erhöhen. Das kostet jeden Mitarbeiter dann noch mehr Zeit und Aufmerksamkeit, die ihm wiederum zum Arbeiten fehlt. Neben der Arbeit für die Pläne und Ziel der verschiedenen Organisationseinheiten muss jeder Mitarbeiter auch noch die Arbeit machen, die aus dem täglichen operativen Betrieb auf ihn zukommt.

So werden Mitarbeiter zu Getriebenen. Einem eigenen professionellen Plan darüber, was sie wann, wie, womit, wie lange und mit wem für wen machen folgen sie nicht. Sie haben ja keinen. Ohne Plan gibt es auch keinen Plan-Review. Geplant zu arbeiten und Reviews bezüglich Fortschritten und Abweichung zu machen ist aber Kennzeichen von professionellem Arbeiten. Es sorgt für mehr Produktivität, Zuverlässigkeit und Qualität. Das gilt auch für die kleinste und wichtigste Organisationseinheit eines Unternehmens, dem einzelnen Mitarbeiter. Diese erfolgsentscheidende Organisationseinheit “Einzelner Mitarbeiter“ bei Planung und Review auszulassen, ist das systematische Planungsdefizit von Arbeitgebern.

Haben Mitarbeiter einen persönlichen Arbeitsplan für Tage und Wochen, können sie den auch mit jemandem abstimmen und besprechen. Eine transparente, systematische Arbeitsplanung und -Review sind eine sehr konkrete und fundierte Grundlage für Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Der Chef wird zum Mentor für eine bessere persönliche Arbeitsplanung und Planverfolgung. Das ist eine neue Art von Führung von Mitarbeitern. Es ist planbasierte Führung. Die ideale Führung für Bildschirmarbeiter des 21. Jh.

Ihre Zeit und Aufmerksamkeit ist ein knappes und begehrtes Gut:

• Das reaktive operative Tagesgeschäft und Pflichtaufgaben einer Stelle brauchen Zeit und Aufmerksamkeit.
• Veränderungen im Umfeld und Fachgebiet brauchen Zeit und Aufmerksamkeit.
• Veränderungen bei beruflicher Sicherheit, Risiken und Chancen brauchen Zeit und Aufmerksamkeit.
• Die eigene persönliche Entwicklung und die Verfolgung persönlicher Ziele braucht Zeit und Aufmerksamkeit.
• Die verschiedenen Rollen als Teil von Organisationseinheiten (Projektteams, Arbeitsgruppen, Gremien etc.) brauchen Zeit und Aufmerksamkeit.
• Die vielen digitalen Angebote über alle Kanäle und Geräte brauchen Zeit und Aufmerksamkeit.
• Ihr privates Leben braucht auch Zeit- und Aufmerksamkeit.

Sie haben nie genug Zeit und Aufmerksamkeit für Alles. Deshalb sollten Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit geplant einsetzen. Machen Sie dafür einen Plan für jeden Tag und jede Woche. Professionelle Tagesplanung braucht nur wenige Minuten.

Was Sie in einem eigenen Plan definiert und festgehalten haben, machen Sie eher und vergessen es nicht.  Was Sie machen, ohne es zu planen, ist durch Zufall, Lust, Maschinen und Dritte gesteuert. Sie verwenden Ihre Zeit und Aufmerksamkeit, ohne einen gesicherten Nutzen davon zu haben.

Einen persönlichen Arbeitsplan für Tage und Wochen zu haben, bedeutet den Einsatz seiner Zeit und Aufmerksamkeit zu planen und auch einen entsprechenden Review machen zu können.

Daran haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer Interesse. Damit werden Planungsdefizite systematisch behoben. Menschen, die systematisch geplanter arbeiten, sind produktiver und wertgeschätzter, im privaten und beruflichen Umfeld. Geplant werden private und berufliche Ziele schneller und sicherer erreicht. Wer immer einen Plan hat, hat mehr „Peace of Mind“ und wirkt souveräner. Das zeigen eindrückliche alle Erfahrungsberichte,   Es braucht nur ein wenig persönliche Planungshilfe und einfache Arbeitsplanung-Vorlagen dafür. Und ein Planungssystem mit

Unternehmen, deren Mitarbeiter im Arbeitsalltag produktiver und wertgeschätzter sind, werden damit automatisch auch als Organisation produktiver und wertgeschätzter. Geplanter arbeiten bedeutet Win-Win  für alle Stakeholder. Weltweit jedem Interessierten zu ermöglichen, geplanter zu arbeiten, ist der Geschäftszweck der 2ease AG.