QM-System das Freude macht und Erfolg bringt

Ein gutes QM Unternehmensmanagement System ist mehr als ISO 9001 konform. 

Genormte QM-Systeme befassen sich mit Qualität im Management von Unternehmen. Sie fördern die Qualität in der Führung des Unternehmens. Eine Zertifizierung  z,B nach ISO 9001 oder ISO TS 16949 soll Geschäftspartnern den Eindruck eines strukturierten und nachvollziehbar arbeitenden Unternehmens vermitteln.

Gute Unternehmensmanagement Systeme  sind nicht nur für Management oder Kunden gemacht, sondern für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Ihnen soll die Wertschöpfung systematisch erleichtert (to ease) werden. Dazu soll jeder Mitarbeiter jederzeit schnell und sicher erfassen können, wie das Unternehmen funktioniert. Er soll erkennen, wie er sich möglichst wirksam im Unternehmen einbringen und integrieren kann. Das Unternehmen wird als ein großer Organismus gesehen, in dem das Unternehmensbetriebssystem die verschiedenen Teile aufeinander abstimmt und alltäglich auf das Gesamtziel ausrichtet. Ein offen gelebtes Unternehmensbetriebssystem schafft auch eine gemeinsame Identität über die Grenzen von Hierarchien und Abteilungen hinweg.

Ein gutes Beispiel für ein Unternehmensbetriebssystem ist das C.Net von Saia-Burgess Controls. Er wurde ISO 9001 konform ausgeführt und bekommt wegen der hohen Nutzerakzeptanz sowie operativer Relevanz beste Bewertungen.

 

 

Genormte ISO QM-Systeme machen die Falschen glücklich

Normierte Qualitätsmanagement (QM) Systeme (z.B. ISO 9001) sind auf die Interessen von Zertifizierungsunternehmen ausgerichtet. Diese sorgen für immer mehr und immer komplexere Managementsysteme (Nachhaltigkeit, Energie, Compliance etc.). Zertifizierte Managementsysteme sind für Berater und Prüfer ein sicheres und einfaches Geschäft. Je mehr Normen, je mehr Normänderungen und je komplizierter, desto höher die Einnahmen. In Deutschland haben sich besonders die durch Technik- und Autoprüfung bekannten Organisationen gut im Managementsystem-Prüfgeschäft etabliert. Viel Erfahrung in Unternehmensführung und –organisation braucht es wohl nicht.Mit Prüfungen von Management Systemen können können hohe Stundensätze erzielt werden. Es muss einfach der Aufwand für den Auditor reduziert werden. Dafür sind die Prüfverfahren der Zertifizierungen auch ausgelegt. Es finden sich sogar IS0 9001 Auditoren, die bei Vor-Ort Audit das Büro nie verlassen. Denen reicht die Durchsicht vorgelegter  Papiere. Diese Art Audit entlastet zumindest die operativen Mitarbeiter. Sie bleiben ungestört. Sie müssen sich nicht noch vorab in ein Managementsystem einarbeiten, welches für ihren Arbeitsalltag keine Rolle spielt, da es das tägliche Funktionieren des Unternehmens nicht abbildet.

Die eigentlich sehr gute und sinnvolle Idee, den Betrieb eines Unternehmens von einem unabhängigen Externen beurteilen zu lassen, wird auch durch eine allzu freie Marktwirtschaft ohne wirksame Überwachung ad absurdum geführt. Der Wettbewerb zwischen den vielen Prüforganisationen ist gross. Der Prüfer wird von dem Management ausgewählt und bezahlt, deren Arbeit er anschliessend beurteilen soll. Wer zu genau hinschaut, wird ein Jahr später einfach ausgetauscht. Es findet sich immer ein Neuer, der die Augen zudrückt.

Normierte ISO 9001 – QM-Systeme lassen zu grosse Lücken zum Arbeitsalltag

Damit ein skalierbares Geschäft mit der „Management Qualität“ auch für Prüfunternehmen aus der Technik und aus der Buchprüfung entstehen kann, werden für die bekannten Zertifizierungen praktisch nur formelle und keine inhaltlichen Anforderungen gestellt. Die Normen geben nur einen groben Rahmen vor, den jede Firma mit Inhalt füllen und dokumentieren muss. Ausgehend von den Normanforderungen soll der Unternehmensbetrieb beschrieben werden. Die Zielperson der Beschreibung ist nicht der Mitarbeiter, sondern der externe Auditor. Die zu füllende inhaltliche Lücke zwischen Norm und Arbeitsalltag ist sehr gross. Positiv ausgedrückt sind das grosse Gestaltungsspielräume für das Management. Die Menschen an der Spitze haben aber ein Unternehmen zu führen, müssen sich um Konkurrenz, Kunden und Mitarbeiter kümmern. Es mangelt chronisch an Zeit und Priorität, um aus der Normvorgabe ein wirksames Managementsystem zu machen. Also wird diese grundlegende Arbeit delegiert. Bereits überlastete Linienmanager sollen nebenbei ihren Verantwortungsbereich gerade noch so beschreiben, dass der Prüfer nicht reklamiert.

Alle Themen, die von operativen Führungsleuten aus Zeitmangel nicht abdeckt werden können, muss der Qualitätsmanager des Unternehmens beschreiben. Das sind meist Menschen mit einer peniblen und unbequemen Art, die gerne dokumentieren, wie das Unternehmen nach ihren Vorstellungen laufen sollte. Das hat dann oft kaum etwas mit dem Arbeitsalltag zu tun.

Wenn das QM-System aus den Idealvorstellungen Einzelner besteht, die normgerecht zusammengetragen wurden, ist es besser, wenn es von der Belegschaft ignoriert wird. Somit richtet es zumindest keinen Schaden an. Den Anspruch, ein Unternehmen und seine Mitarbeiter weiterzubringen, erhebt beim Thema QM-System kein Realist mehr. Ein QM-System kann positiv wirken. Die Norm hindert nicht. Sie hilft aber leider auch nicht. Was fehlt, sind aufeinander abgestimmte, praxiserprobte Inhalte für alle Belange des betrieblichen Alltags, welche in Form und Darstellung auf den normalen Mitarbeiter ausgerichtet sind.

 

 

2ease®SEOS bietet Struktur und Inhalte für wirksames QM System

Aus einer M&A-Situation heraus entstand die Notwendigkeit, ein ISO 9001-kompatibles Unternehmensmanagement System zu entwickeln. Daraus entstand nach der Reifung bei zwei Pilotkunden das Enterprise Operating System 2ease SEOS als standardisierte Plattform für Unternehmensmanagement Systeme.

Das Ziel von 2ease ist es, systematisch und anhaltend Mehrwert für den Eigentümer zu erreichen, indem der Arbeitsalltag der Mitarbeiter auf mehr Freude und Erfolg ausgerichtet wird. Das Mittel zur Zielerreichung ist es, ein entsprechendes Unternehmensmanagement  System wirksam zu haben. Es muss in Struktur, Inhalten und Oberfläche auf das 2ease Ziel ausgerichtet sein. Das 2ease® SEOS – Smart Enterprise Operating System ist eine standardisierte, dokumentierte Grundlage, um ein bestehendes Managementsystem im Sinne von „Mehr Wert“   weiterzuentwickeln oder auch ein Managementsystem von Grund auf neu in einer Organisation zu etablieren.

Die Wirkung von 2ease SEOS als  inhaltliche und strukturelle Basis für ein Managementsystem

• Unternehmen wird autopilotfähig. Das operative Tagesgeschäft läuft auch ohne Chefs.

• Jeder Mitarbeiter kann den Betrieb des Unternehmens verstehen, ihn beeinflussen und sich besser in die Unternehmenswertschöpfung einbringen.

• Das Unternehmen und alle seine Teile werden in einen automatischen Optimierungs- und Erneuerungsmodus versetzt. Änderungen laufen sicher und effizient.

 

 

Der Dreh- und Angelpunkt beim einem Unternehmensmanagement Systeme nach 2ease® ist der Mitarbeiter. Er muss sein Arbeitsumfeld verstehen und sich damit wohl fühlen, nicht ein firmen- und systemfremder Prüfer.

Ein Unternehmensmanagement System auf Basis von 2ease®SEOS muss für die Mitarbeiter einfach und logisch strukturiert sein. Es beschreibt das Arbeitsleben im Unternehmen aus vier Blickwinkeln.

• Organisation
• Abläufe
• Standards
• Mitarbeitersein

Hinter diesen vier Einstiegsbegriffen finden sich auch das gesamte dokumentierte Wissen und alle betrieblich relevanten Informationen des Unternehmens. Ein Thema bzw. eine Information wird von mehreren Einstiegsseiten her erschlossen. Der Mitarbeiter soll es schnell und sicher finden. Die Wege dorthin sollen nur wenige Klicks kurz sein.

 

 

Damit ein Unternehmensmanagement Systeme lebt und nicht zu einem eingestaubten QM-System wird, braucht es neben dem attraktiven, einfachen Nutzerinterface einige wenige Grundregeln für Aufbau und Betrieb.

Die wichtigsten drei Regeln sind:

1. 80:20 SEOS Regel:

Es wird nicht versucht, 100% der Geschäftsvorfälle und Situationen zu beschreiben. Es reichen 80%. Diese sind mit 20% des Aufwandes dokumentierbar und brauchen so gut wie keine Pflege. Alle Geschäftsvorfälle, die dokumentiert sind, laufen verbindlich und genau so wie beschrieben ab. Damit bekommen die Mitarbeiter den Kopf und die Zeit frei, um die 20% der Geschäftsvorfälle gut zu erledigen, die nicht vorhersehbar bzw. sinnvoll beschreibbar sind.

2. Relevanz Regel:

Was nicht im Unternehmensmanagement Systeme verankert ist, existiert nicht. E-Mail und verbale Kommunikation unterstützen den Betrieb nur, sind aber nicht die verbindliche Referenz für das betriebliche (Zusammen-) Leben.

3. Transparenz Regel:

Der gesamte Betrieb des Unternehmens ist transparent und für jeden verständlich. Verdeckt ist nur, was zwingend vertraulich sein muss. Abläufe werden in oberen Ebenen immer für „Laien“ verständlich und nachvollziehbar beschrieben. Nur die in Abläufen Beteiligten müssen in die zweite und dritte Ebene einsteigen.

 

Inhaltliche Vorgaben durch 2ease®SEOS für QM System -Unternehmensmanagement

 

2ease®SEOS besteht aus einer Palette an Standards, Prozessen (Abläufen) und Hilfsmitteln, die integral entwickelt wurden und sich gegenseitig verstärken. Sie können auch einzeln und unabhängig voneinander eingeführt werden. Bestehen schon gute, etablierte Regelungen in einem Unternehmen, müssen diese nicht ersetzt werden. Sie werden einfach strukturell in 2ease®SEOS integriert. So müssen auch die drei bis vier unternehmenstypischen wertschöpfenden Abläufe (Hauptprozesse) des Unternehmens integriert werden. Der Personal und sowie Führungs-/Planungsprozess sind das Rückgrat von 2ease®SEOS. Sie haben universelle Gültigkeit. Sie sind unabhängig von Branche und Geschäftsmodell. Für Bauunternehmen und Industrielle Serienhersteller gibt es Vorlagen als Beispiel dafür, wie der Unternehmensbetrieb mit nur drei bis vier weiteren Kernprozessen abbildbar ist. Mehr als fünf bis sechs Hauptprozesse und drei bis vier Querschnittprozesse darf die oberste Ebene des Unternehmensmanagement Systeme der Einfachheit halber nicht haben.

Beispiele für Unternehmensmanagement Systeme basierend auf 2ease®SEOS

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Autopilot-fähige Unternehmen laufen auch ohne Chef stabil und rund weiter – das verlang keine ISO 9001 Norm

Wenn der Unternehmenserfolg im Managementsystem des Unternehmens verankert ist, läuft es auch ohne Chef lange gut weiter. Das zeigte sich am Beispiel des internationalen Elektronikunternehmens Saia-Burgess Controls AG nach der Übernahme durch einen US-Konzern. Der Hauptgeschäftsführer, welcher über zehn Jahre lang das Unternehmen geführt hatte, wurde nach der Übernahme sofort durch einen Honeywell Manager ersetzt.

 

Die Begeisterung, wie toll das Unternehmen auch ohne Chef weiterlief, zeigen diese beiden Aussagen von Honeywell Managern.

Ausschnitt aus dem Originaldokument (Link zum Originaldokument):

„… Als Verantwortlicher für den Bereich Operation habe ich einen guten Einblick in „Ihr“ früheres Unternehmen bekommen, speziell in zwei flexible, schlanke und effiziente Fertigungsstätten in Murten, die stabil und in hoher Qualität Geräte und Service liefern. Beeindruckt hat mich die nachhaltige und tiefgehende Verankerung des Lean Produktionssystems (C.Net) bei praktisch allen Mitarbeitern. …“

 

Im März 2014 schrieb der neue Honeywell Geschäftsführer Folgendes:

Ausschnitt aus dem Originaldokument (Link zum Originaldokument):

„… Wir haben ein Unternehmen gefunden, welches sehr schlank und robust organisiert ist. Auch ohne den gewohnten Chef hat das Unternehmen unter neuen Umständen reibungslos und effizient weiter gearbeitet. …“

Mehr zum Beispiel des Selbstmanagements eines Unternehmens finden Sie hier.

Weg zum Unternehmensmanagement System inkl. ISO 9001 QM System 

Das Intellectual Property (IP) für ein Unternehmensmanagement System auf 2ease® Basis wird als Nutzungslizenz an Firmen abgegeben. Über einen Zeitraum von zehn Jahren kann ein Unternehmen alle in der 2ease.de Website enthaltenen IPs bei sich einsetzen. Ein Kunde kann sehen, was andere Unternehmen an innovativen Implementierung mit 2ease® realisieren und welche Erfahrungen sie dabei machen.

Am Ende des Lizenzvertrages hat ein 2ease® SEOS Kunde ein zeitlich unbegrenztes, kostenfreies Nutzungsrecht erworben. Es bleibt also ein langfristiger Nutzen aus den Lizenzen und es entstehen keinerlei Abhängigkeiten. Beim Start wird ein Kunde für sechs bis neun Monate auch vor Ort von einem 2ease®SEos erfahrenen Unternehmenspraktiker unterstützt. In den Folgejahren sind noch zwei Tage Erfahrungsaustausch und Systemaudit pro Jahr vorgesehen. Alles Weitere kann per Internet / Telefon erledigt werden.

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